Archivierung


Die klassische Archivierung – gestern und heute.

Bislang galt folgende Definition

Archivsystem:
Ein Archivsystem dient der langfristigen, unveränderlichen, revisionssicheren Speicherung von archivierungspflichtigen oder archivierungswürdigen Dokumenten. Es bedient sich dabei der optoelektronischen Speichertechnologie, das heißt der Speicherung von digitalen Informationen auf Speichermedien mittels eines optischen, lasergestützten Beschreibungsverfahrens. Im Gegensatz dazu bietet eine Speicherung mittels eines magnetischen Speicherverfahrens wesentlich weniger Langzeitsicherheit und ist daher für die Langzeitarchivierung weniger gut geeignet.

Wir meinen: fast richtig.

Die Grundlage eines DMS bildet natürlich die Archivierung. Auch die Wurzeln unserer Anwendungen sind dort zu finden. Jedoch haben sich viele Rahmenbedingungen geändert: magnetischer Speicher ist heute fast um Überfluss zu haben; leistungsfähige SAN machen DVD- oder WORM-Libraries überflüssig; Backup-to-Disk tritt an die Stelle der üblichen Migrationsmanager und den von ihnen verwalteten Band-Bibliotheken.

Kosteneinsparung, Ersatz für Papierarchive, effizientes Arbeiten – ganz ehrlich: müssen wir das an dieser Stelle noch erwähnen? Rechnet sich ein ROI nicht auf Grundlage der Erfüllung dieser Vorgaben? Gehen wir davon aus, dass jedes DMS, prinzipiell einer beliebigen Papierwirtschaft überlegen ist. So auch unseres.

Fein! Aber…

Ein paar Fragen stellen sich jedoch angesichts dieser Veränderungen:

  • Wie stelle ich die absolute Datenintegrität auf einem R/W-medium sicher?
  • Mit welchen Mitteln garantiere ich Revisions-Sicherheit
  • Wie stelle ich die Vertraulichkeit der Daten her?
  • Wie genüge ich den gesetzlichen Anforderungen zur Datenbereitstellung?
  • Wie finden meine Daten aus dem ERP unverfälscht den Weg in die Ablage?

Auf der Höhe der Zeit
Archivierung mit BITAG|finder passt auf jede Unternehmensgröße. Vom Einplatz-System für Freelancer bis hin zum Multisite-Cluster für international tätige Konzerne. Wir arbeiten mit namhaften Hardware-Herstellern zusammen um stets aktuelle Technologien anbieten zu können.

BITAG|finder integriert sich in Ihre Prozesse. Dokumente werden einfach abgelegt. Aus elektronischen Quellen (ERP, QM, CMS, etc.), direkt aus dem Explorer (Drag-and-Drop per Shell-Extension), über das Portal aus dem Internet oder über den klassischen Client als Frontend. Jede Art von Daten und Dokumenten wird automatisch nach benutzerdefinierter Vorgabe oder manuell zur Ablage übergeben. Durch die Archivierung abgeschlossener Vorgänge werden Server-Ressourcen für den aktiven Content freigehalten und Datenbank-Server entlastet.

Die abgelegten Daten sind sicher. Sehr sicher! Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert. Eine spezielle Logik unterbindet Manipulation – auch auf R/W-Medien – und bietet eine revisionssichere Archivierung.

Bei Bedarf betreiben Sie ein hochsicheres Archivsystem, bei dem das Vier-Augen-Prinzip gilt. Keine Instanz und keine Person kann für sich alleine Ihre aufbewahrungspflichtigen Dokumente bewegen, löschen, etc.

Sie erfüllen die gesetzlichen Vorgaben (Stichwort: GDPdU). Eine Abnahme mit Zertifikat durch die BITAG AG stellt sicher, dass ihr Archiv und dessen Betriebsumfeld allen erforderlichen Richtlinien genügt.